Datenschutzerklärung

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

COCS GmbH – Congress Organisation C. Schäfer
Claudia Schäfer
Goethestr. 43
80336 München
Deutschland

Tel.: +49 (0) 89 890677-0
E-Mail: info@cocs.de
Website: www.cocs.de
USt-IdNr.: DE 266 58 70 98

II. Allgemeines zur Datenverarbeitung

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Eine Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. Soweit erforderlich, holen wir vor der Verarbeitung eine Einwilligung ein.

2. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, die zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO die Rechtsgrundlage.

Ist eine Verarbeitung erforderlich, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO die Rechtsgrundlage.

Ist eine Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person nicht, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage.

3. Datenlöschung und Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck ihrer Speicherung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen Rechtsgrundlagen für eine weitere Speicherung bestehen. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

III. Hosting

Unsere Website wird auf einem Server gehostet, dessen Verwaltung über die Administrationssoftware Plesk erfolgt.

Im Rahmen des Hostings werden personenbezogene Daten verarbeitet, die beim Besuch unserer Website anfallen. Dazu können insbesondere IP-Adressen, Zeitpunkte der Zugriffe, aufgerufene Seiten sowie technische Browser- und Verbindungsdaten gehören. Die Verarbeitung dient der Bereitstellung, Sicherheit und Stabilität unserer Website.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Hostinganbieter erfolgt, soweit dieser als Auftragsverarbeiter tätig ist, auf Grundlage eines Vertrags über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

IV. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Website können durch die informationstechnischen Systeme des Hosters und/oder unserer Website automatisiert Daten und Informationen erfasst werden. Dazu können gehören:

Browsertyp und verwendete Version
Betriebssystem des Nutzers
Internet-Service-Provider
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
zuvor besuchte Website (Referrer-URL)
aufgerufene Seiten und Dateien
IP-Adresse und weitere technische Verbindungsdaten

Welche Daten konkret verarbeitet und wie lange sie gespeichert werden, hängt von der eingesetzten Hosting- und Serverkonfiguration ab. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen erfolgt nur, soweit dies tatsächlich vorgesehen und rechtlich zulässig ist.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt – soweit einschlägig – auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die Website technisch bereitzustellen, ihre Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten sowie Fehler zu erkennen und zu beheben.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung technischer Zugriffsdaten ist erforderlich, um die Website an das Endgerät auszuliefern, die Sicherheit des Betriebs zu gewährleisten und technische Störungen zu analysieren.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die konkrete Speicherdauer richtet sich nach der Konfiguration des Hosters und der eingesetzten Systeme.

V. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website kann Cookies und ähnliche Technologien verwenden. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Einige Technologien sind für den Betrieb der Website erforderlich; andere werden gegebenenfalls nur mit Ihrer Einwilligung eingesetzt.

Sie können Ihre Einwilligung über die Cookie-Einstellungen unserer Website ändern oder widerrufen. Einstellungen in Ihrem Browser können das Speichern von Cookies ebenfalls begrenzen. Werden technisch erforderliche Technologien deaktiviert, können einzelne Funktionen der Website eingeschränkt sein.

Soweit eine Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät oder ein Zugriff darauf nicht unbedingt erforderlich ist, erfolgt dies nur auf Grundlage einer wirksamen Einwilligung nach den jeweils anwendbaren gesetzlichen Vorschriften, insbesondere § 25 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf der jeweils einschlägigen Rechtsgrundlage der DSGVO.

Zur Anzeige von wichtigen Hinweisen und Informationen auf unserer Website verwenden wir das WordPress-Plugin „Popup Maker“.

Das Plugin kann technisch notwendige Cookies oder ähnliche Speichertechnologien einsetzen, um zu speichern, ob ein Hinweisfenster bereits angezeigt oder geschlossen wurde. Dadurch wird verhindert, dass Besuchern dieselben Hinweise bei jedem Seitenaufruf erneut angezeigt werden.

Die Speicherung erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der nutzerfreundlichen Bereitstellung von Informationen und der technischen Optimierung der Website.

Die hierbei gespeicherten Informationen dienen ausschließlich der Steuerung der Anzeige von Pop-ups und werden nicht für Analyse- oder Marketingzwecke verwendet.

3. Google Maps

Auf unserer Website binden wir Karten des Dienstes Google Maps ein, um Standorte und Anfahrtswege darzustellen. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Die Einbindung von Google Maps erfolgt erst, nachdem Sie über unseren Cookie-Banner Ihre Einwilligung erteilt haben. Hierfür verwenden wir den Real Cookie Banner. Vor Erteilung der Einwilligung wird die Karte blockiert und es soll keine Verbindung zu den Servern des Anbieters hergestellt werden.

Nach Ihrer Einwilligung können personenbezogene Daten, insbesondere Ihre IP-Adresse sowie technische Informationen zu Ihrem Browser und Ihrem Endgerät, an Google übermittelt werden. Dabei kann auch eine Verarbeitung von Daten durch Google-Unternehmen außerhalb der Europäischen Union nicht ausgeschlossen werden.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Einstellungen des Cookie-Banners widerrufen oder ändern.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Google finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

4. Webanalyse durch Matomo (ehemals PIWIK)

VI. Externe Links und verlinkte Plattformen

Unsere Website enthält Links zu externen Websites und Plattformen. Diese Links können durch ein Symbol für externe Verlinkungen gekennzeichnet sein. Teilweise erläutert ein zusätzlicher Hinweis den Zweck der verlinkten Plattform, beispielsweise die Veranstaltungsregistrierung, die Standbuchung oder die Newsletter-Anmeldung.

Wenn Sie einen solchen Link anklicken, verlassen Sie unsere Website und es wird eine Verbindung zur Website des jeweiligen Anbieters hergestellt. Dabei können insbesondere Ihre IP-Adresse sowie technische Verbindungs- und Browserdaten verarbeitet werden. Auf die Datenverarbeitung durch den jeweiligen Anbieter haben wir nach dem Verlassen unserer Website grundsätzlich keinen Einfluss. Maßgeblich ist insoweit die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters. Bitte informieren Sie sich dort über Art, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung.

Die bloße Anzeige eines externen Links auf unserer Website führt für sich genommen grundsätzlich nicht dazu, dass Daten an den verlinkten Anbieter übertragen werden. Eine Verbindung zum Anbieter wird üblicherweise erst hergestellt, wenn Sie den Link anklicken. Abweichendes kann gelten, wenn bereits auf unserer Website externe Inhalte oder Dienste eingebunden sind, die beim Seitenaufruf Daten übertragen.

Für die Newsletter-Anmeldung verlinken wir auf ein Anmeldeformular des Dienstes Brevo. Wenn Sie den Link zur Newsletter-Anmeldung anklicken, verlassen Sie unsere Website und es wird eine Verbindung zu Brevo beziehungsweise zur vom Anbieter bereitgestellten Formularseite hergestellt. Dabei können technische Verbindungsdaten, insbesondere Ihre IP-Adresse sowie Browser- und Geräteinformationen, verarbeitet werden.

Wenn Sie das Anmeldeformular ausfüllen und absenden, werden die von Ihnen angegebenen Daten – insbesondere Ihre E-Mail-Adresse und gegebenenfalls weitere Formularangaben – zum Zweck der Anmeldung und des Versands des Newsletters verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, beispielsweise über den Abmeldelink im Newsletter, sofern vorhanden.

Bitte beachten Sie die Datenschutzhinweise von Brevo auf der Website des Anbieters. Die konkreten Angaben zu Verantwortlichkeit, eingesetzten Formularen, Nachweis der Einwilligung (z. B. Double-Opt-in), Speicherfristen und möglichen Empfängern sind anhand des tatsächlich verwendeten Brevo-Setups zu prüfen und gegebenenfalls zu ergänzen.

VIII. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, stehen Ihnen nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:

1. Auskunftsrecht

Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten. Soweit dies gesetzlich vorgesehen ist, haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese Daten und auf weitere Informationen zur Verarbeitung.

2. Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger und die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, insbesondere wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, wir die Daten für die Verarbeitungszwecke nicht länger benötigen, Sie diese aber zur Rechtsverfolgung benötigen, oder Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben und die Interessenabwägung noch nicht abgeschlossen ist.

Wurde die Verarbeitung eingeschränkt, dürfen die betreffenden Daten – abgesehen von ihrer Speicherung – nur unter den gesetzlichen Voraussetzungen weiterverarbeitet werden.

4. Recht auf Löschung

Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Das Recht auf Löschung besteht insbesondere, wenn die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind, eine Einwilligung widerrufen wurde und keine andere Rechtsgrundlage besteht, wirksam Widerspruch eingelegt wurde oder die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und weitere gesetzliche Ausnahmen bleiben unberührt.

5. Recht auf Unterrichtung

Haben Sie die Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangt, teilen wir dies den Empfängern Ihrer personenbezogenen Daten grundsätzlich mit, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben und nicht unmöglich oder mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden ist. Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft über diese Empfänger verlangen.

6. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, personenbezogene Daten, die Sie uns bereitgestellt haben und die automatisiert auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder eines Vertrags verarbeitet werden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Soweit technisch machbar und gesetzlich vorgesehen, können Sie die direkte Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.

7. Widerspruchsrecht

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, unter den gesetzlichen Voraussetzungen Widerspruch einlegen.

Werden personenbezogene Daten für Direktwerbung verarbeitet, können Sie jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung zum Zweck der Direktwerbung einlegen. Nach Ihrem Widerspruch werden die Daten nicht mehr für diesen Zweck verarbeitet.

8. Recht auf Widerruf einer Einwilligung

Sie können eine erteilte datenschutzrechtliche Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

9. Automatisierte Entscheidungen einschließlich Profiling

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift.

10. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

IX. Aktualität und Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich die Datenverarbeitung oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.